1. Memorați datele o singură dată într-un tabel, dar le vizualizați din mai multe locații. La actualizarea datelor, acestea sunt actualizate automat în toate locurile în care mai apar.

2. Regăsiți datele utilizând o interogare.

3. Vizualizați sau introduceți date utilizând un formular.

4. Afișați sau imprimați date utilizând un raport.

Toate aceste elemente - tabele, interogări, formulare și rapoarte - sunt obiecte ale bazei de date.

Fișierele bazei de date Access

Pentru stocarea datelor, creați un tabel pentru fiecare tip de informații pe care le urmăriți. Aceste tipuri de informații pot fi informații despre clienți, produse și detalii despre comenzi. Pentru reunirea datelor din mai multe tabele într-o interogare, un formular sau un raport, trebuie să definiți relații între tabele.

1. Informațiile despre clienți care în trecut erau într-o listă de corespondență se găsesc acum în tabelul Clienți.

2. Informațiile despre comenzi care în trecut erau într-o foaie de lucru se găsesc acum în tabelul Comenzi.

3. Un ID unic, cum ar fi ID Client, deosebește înregistrările între ele în cadrul unui tabel. Prin adăugarea câmpului ID unic al unui tabel la alt tabel și definirea unei relații între cele două câmpuri, Access poate potrivi înregistrările corelate din ambele tabele, astfel încât să le puteți reuni într-un formular, un raport, sau o interogare.

O interogare vă ajută să găsiți și să preluați datele care îndeplinesc condițiile pe care le specificați, inclusiv date din tabele multiple. De asemenea, puteți utiliza o interogare pentru a actualiza sau a șterge simultan înregistrări multiple și pentru a efectua calcule de date predefinite sau particularizate.

1. Tabelul Clienți conține informații despre clienți.

2. Tabelul Comenzi conține informații despre comenzile de la clienți.

3. Această interogare regăsește datele ID comandă și Date necesare din tabelul Comenzi și datele Nume firmă și Localitate din tabelul Clienți. Interogarea returnează doar comenzile pentru aprilie și doar pentru clienții cu domiciliul în București.

1. Un tabel afișează multe înregistrări simultan, dar va trebui să defilați orizontal pentru a vedea toate datele într-o singură înregistrare. De asemenea, atunci când vizualizați un tabel, nu puteți actualiza datele din mai multe tabele simultan.

2. Un formular se concentrează asupra unei înregistrări odată și poate afișa câmpuri din mai multe tabele. De asemenea, mai poate afișa imagini și alte obiecte.

3. Un formular poate conține un buton pe care faceți clic ca să imprimați un raport, să deschideți alte obiecte sau să automatizați activitățile.

Utilizați un formular pentru a vizualiza, a modifica și a introduce cu ușurință date, câte un rând odată. De asemenea, utilizați un formular pentru a efectua alte acțiuni, cum ar fi trimiterea datelor către altă aplicație. Formularele conțin de obicei controale care sunt conectate la câmpuri subiacente din tabele. Atunci când deschideți un formular, Access regăsește datele dintr-unul sau mai multe dintre tabelele respective, apoi afișează datele în aspectul pe care l-ați ales atunci când ați creat formularul. Puteți să creați un formular utilizând una dintre comenzile Formular de pe panglică, Expertul formular, sau să creați un formular propriu în vizualizarea Proiect.

Puteți să utilizați un raport pentru a analiza rapid datele sau pentru a le prezenta într-un anumit fel la imprimare sau în alte formate. De exemplu, puteți să îi trimiteți unui coleg un raport care grupează datele și calculează totalurile. Sau, puteți crea un raport cu datele adresă formatate pentru etichete poștale imprimate.

1. Utilizați un raport pentru a crea etichete poștale.

2. Utilizați un raport pentru a afișa totalurile într-o diagramă.

3. Utilizați un raport pentru a afișa totalurile calculate.

Pentru a vedea o reprezentare grafică a tabelelor dintr-o bază de date, a câmpurilor din fiecare tabel și a relațiilor dintre tabelele respective, utilizați fila de obiecte Relații. Fila de obiecte Relații oferă o imagine generală a tabelului și a structurii relațiilor unei baze de date. Acestea reprezintă informații esențiale dacă trebuie să creați sau să modificați relații între tabele.

• Deschideți baza de date pe care doriți să o analizați.

• Pe fila Instrumente bază de date, în grupul Relații, faceți clic pe Relații.

Fila de obiecte Relații se afișează și vă arată relațiile dintre toate tabelele din baza de date deschisă.